El tiempo y su gestión es uno de los problemas más comunes de todos los empresarios del sector Turístico y Hostelero, así me lo trasmiten mis clientes, o bien se lamentan del poco o nada de tiempo que les queda para su ocio y familia, o se quejan de aquellas acciones a las que tienen que dedicar constantemente bastante tiempo lo que se traduce en la dificultad de realizar otras gestiones.

Menciono tres de las cuestiones que más tiempo absorben y como evitar que esto ocurra.

1. Contratación, Formación y Seguimiento de personal

No hay diferencia. Todos los empresarios sufren bastante, y padecen más veces de lo que les gustaría, infinitas dificultades a la hora de buscar nuevos trabajadores que logren encajar para cubrir las necesidades de sus empresas.

2. Control de Proveedores/ Género/ Facturación

Ir a buscar, elegir y comprar un determinado producto, o contratar un servicio, y que su coste esté situado dentro de los parámetros establecidos, el control de dicho género/ servicio, su recepción y control, puede marcar la gran diferencia entre unas cuentas saneadas con su rentabilidad o, por el contrario, un montón de trabajo y tiempo empleado que no genere ningún beneficio, solo cansancio y en el peor de los casos incluso que los resultados muestren perdidas económicas.

3. Planificación Semanal/ Actividades/ Ofertas/ Menús

La planificación de actividades, jornadas, y todo lo relacionado con las estrategias de venta tienen que ser cuestiones dinámicas y atractivas, que indiquen innovación y que generen interés.

Pues bien para estas tres cuestiones hay que implantar unos métodos de actuación que resuelvan y ayuden a realizar dichas actividades con el menor esfuerzo posible, para ello se debe entender que si estas tareas nos están resultando tediosas, razón de más para buscar y con celeridad la manera de resolver esos problemas, o al menos mejorar la gestión de los mismos.

5 Propuestas comunes para resolver estas tres cuestiones

1/ ▪ Creación y uso de #Agenda_Unica:

Todo lo que queda escrito, y marcado en un determinado momento de una fecha concreta, no se olvida, y, por lo tanto, su ejecución y acción debería ser realizada sin demoras.
Aquello que está en el recuerdo o en la memoria fácilmente puede ser relegado, mientras que una cita tiene el peso específico del compromiso.

[No es lo mismo "Nos llamamos y hablamos" a quedar en firme "El lunes a las 17:30 te llamo y hablamos"].

2/ ▪ #Orden, Orden y Descartar pérdidas de tiempo y desorden:

La mayor pérdida de tiempo ocurre cuando nos dejamos llevar por las indecisiones y la ralentización de acciones y de la toma de decisiones. Si a eso le sumamos las pérdidas de tiempo con las llamadas de teléfono, las visualizaciones de aplicaciones sociales u de comunicación como puedan ser WhatsApp, el correo electrónico, Juegos y pasatiempos en la red, Instagram, Facebook, Messenger, YouTube, etc.

Controlar el tiempo que se llega a utilizar a la semana en todo esto, no solo te sorprendería, sino que incluso seguro te generaría remordimientos conocer la cantidad de horas que se pueden llegar a perder.

El orden y la puesta en acción de las tareas además de resolver las pérdidas de tiempo generan un avance en la marcha empresarial que genera una inmensa satisfacción y la reducción del estrés del empresario.
 

3/ ▪ #Previsión:

Cuando se es consciente de lo que puede suceder, y no nos olvidamos de lo que es medianamente normal, es fácil tener previsión y adelantarnos a que los acontecimientos nos superen.

No es nada difícil que en la plantilla de personal o nosotros mismos suframos una corta o larga incidencia (accidente, enfermedad, etc. ya sea propia o de un ser cercano) que nos impida o dificulte acudir al trabajo.

Ante este tipo de situaciones, pensar en las posibles soluciones y tenerlas previstas nos ayudarán a pasar esas dificultades con una incidencia con menor grado de perjuicio en la marcha empresarial.

Cuando se es consciente de la verdadera importancia y trascendencia que tiene la #Previsión, se entenderá la conveniencia de que en esa agenda se marque y planifique cualquier cuestión lo antes posible, sin dejar que pasen las horas o días como algo banal, sabiendo, por el contrario, que cuanto antes se realice una acción que mejorará la gestión del tiempo, a la vez con ello se optimizará la gestión de la empresa.

4/ ▪ #Delegar:

La capacidad de delegar, junto con una buena jerarquía laboral ayuda a que el equipo sepa trabajar en su conjunto y a la vez poder comprobar la labor de cada miembro y sus responsabilidades. Para ello es primordial que exista, esté implantado y sea coherente un método de proyección. Es la manera de que todos aprendan a delegar y adquirir responsabilidades tanto individuales como de equipo. De nada servirá que un solo miembro del equipo esté fuera de esta premisa, todos incluido la gerencia deben aprender a #Delegar y así todo el equipo será consciente de lo que cuenta el equipo y lo poco que vale el individuo por sí solo. La implantación y mantenimiento de una jerarquía laboral ayuda a identificar con prontitud las responsabilidades realizadas y las olvidadas impidiendo que la inactividad aparezca.
 

5/ ▪ #Reflexión y toma de decisiones:

Este punto es el más difícil de entender y de plasmarlo en la empresa correctamente.

Cuando se están leyendo cuestiones para optimizar la empresa o bien tenemos una lógica y coherente forma de pensar que nos hace entender que es necesaria la constante evolución, o estamos teniendo malos resultados económicos y empresariales que nos hacen indagar y buscar la manera de resolver la situación.

Luego la importancia de la Reflexión es indudable para analizar detenidamente y llegar a conclusiones con criterio y acierto.

En ambos casos, esto es así por nuestra manera de pensar, y mientras no pensemos de distinta manera, nuestra visión actual y la que queremos implantar como solución serán muy similares por lo que casi seguro no habrá grandes cambios. Esto nos hace llegar a la conclusión que deberíamos considerar otras visiones, con más detenimiento, cuestionar nuestras capacidades y decisiones para confirmar que seguramente otras maneras de gestionar o actuar pueden ser más válidas y generar mejores resultados que las que a nosotros se nos ocurran.

Centrándonos en el tema en cuestión, lo que está "claro clarinete" es que La celeridad en el análisis que determina la toma de decisiones y la pronta puesta en marcha de las mismas, generaría una mejora en la #Gestión_del_Tiempo.
 

*Luis Martínez Moreno es asesor/consultor, cliente incógnito y profesor de hostelería.

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