En estos tiempos cambiantes, es necesario tener previsto en todas las empresas turísticas un código de responsabilidad con la transparencia y la integridad del siglo XXI.

Todavía recuerdo cuando le pregunté al jefe de compras de una empresa hotelera qué hacía con las cajas de vino que le enviaban los proveedores todos los meses. Contestó: sencillamente bebérmelas. Lógicamente, su puesto, después de 20 años en la empresa, sufrió un cambio.

No puede existir un conflicto de intereses.

Las personas sujetas a un código ético deben abstenerse de realizar cualquier actuación o promover cualquier iniciativa que pueda derivar en un conflicto entre los intereses personales y los intereses de las empresas turísticas.
 

Las relaciones con proveedores, clientes, compañeros no deben influir a la hora de tomar decisiones en nombre de cualquier empresa.

Las relaciones y decisiones deberán ser siempre independientes y adecuadas.

Cualquier empleado de la empresa debería estar obligado a informar de los supuestos en los que pueda concurrir conflicto de interés, aun en caso de duda y siempre antes de realizar la actuación que pueda comprometer su imparcialidad.

En las inversiones y compras, ninguna persona sujeta al código ético de la empresa debe permitir que sus decisiones, o las de personas directamente vinculadas a ellos, influyan o den la impresión de influir en sus juicios independientes en nombre de la empresa.
 

En todas las compañías turísticas debería estar prohibido cualquier tipo de soborno y de corrupción.

Las empresas deben declarar su rechazo y proscribir cualquier conducta relacionada con sobornos y/o prácticas similares, prohibiendo de forma expresa cualquier comportamiento no ético o susceptible de influir en la voluntad de personas ajenas a la organización con el fin de obtener algún beneficio, ventaja o contraprestación.

Hay que prestar especial atención a:

– Establecer una adecuada segregación de funciones en todos los niveles jerárquicos de las empresas.

– Garantizar la adecuada contabilización de todos los pagos y transacciones en la contabilidad de las sociedades.

– Disponer de controles específicos sobre transacciones económicas de gran importe o naturaleza inusual, así como sobre pagos o cobros extraordinarios no previstos o aquellos realizados a cuentas/entidades bancarias abiertas en paraísos fiscales, comprobando en todo momento la identidad real del ordenante del pago, las características de la operación, entre otros extremos.

Si viene más o menos peso en una caja de tomates, hay que informar al proveedor por exceso o por defecto.
 

En cada uno de los procesos debe imperar el principio de ‘Tolerancia cero’ frente a cualquier acto susceptible de corrupción y/o soborno.

En relación con los regalos, atenciones e invitaciones a los diferentes miembros de los equipos, hay que pensar que la finalidad de las atenciones y regalos corporativos en un contexto comercial es crear cordialidad y unas relaciones de trabajo sólidas, por lo que en ningún caso se deben realizar para conseguir un trato de favor o una ventaja improcedente. La aceptación de obsequios a cambio de un negocio, un contrato o cualquier otro intercambio de actividad comercial debe estar siempre prohibida y puede considerarse ilícita.

Lo lógico es que las personas sujetas al código ético de la compañía no pueden ofrecer ni otorgar obsequios, invitaciones ni otros beneficios en el marco de sus actividades profesionales.

En casos excepcionales, no estarán afectados por estas limitaciones y, por tanto, podrán ser aceptados, los regalos o presentes que sean conformes con los usos sociales y las prácticas comerciales habituales, siempre que sean de carácter simbólico o meramente representativo y de escaso valor económico. En cualquier caso, los regalos serán racionales y prudentes, de conformidad con los estándares de cortesía y las prácticas habituales del negocio.
 

En caso de duda, antes de aceptar un regalo o atención, se pondrá en conocimiento de su superior inmediato que, a su vez, informará a la dirección de la empresa para poder decidir sobre su conveniencia de conformidad con lo establecido en este código y en las políticas internas de la compañía.

Otro punto para tratar, serían las atenciones y viajes, fuera de los fam trips, o viajes para conocer destinos, o establecimientos hoteleros, que estarían dentro de los parámetros lógicos de comercialización de un producto.

Con carácter general, las personas sujetas a un código ético no deberían aceptar invitaciones para viajes u otras atenciones que puedan comprometer su objetividad en el ejercicio de sus funciones o influir en el proceso de toma de decisiones en el que intervengan.

Como excepción, no estarán afectados por estas limitaciones y, por tanto, podrán ser aceptadas las invitaciones a viajes o las atenciones protocolarias que sean conformes con los usos sociales y las prácticas comerciales habituales, siempre que redunden o se estime que pueden redundar en beneficio de la estrategia comercial o de negocio de la compañía, si bien solo podrían aceptarse previa comunicación y aprobación por el superior jerárquico. En caso de duda sobre la aceptación de una invitación, tal situación se pondría en conocimiento del superior inmediato.
 

Por otro las donaciones y patrocinios que afecten a las diferentes empresas deben cumplir con las disposiciones legales y las normativas internas pertinentes.

Por lo que solo se deberían realizar donaciones a instituciones benéficas o sin ánimo de lucro.

Lo normal es que las entidades a las que se realizan donaciones estén dadas de alta en el Registro de entidades de utilidad pública y cumplir con la legalidad vigente.

En lo referente a las actividades políticas o asociativas, las compañías no deberían realizar donaciones ni contribuciones a partidos ni organizaciones de índole política o sindical, ni a sus representantes ni candidatos, con excepción de las exigidas por Ley y de la participación que puedan realizar las personas sujetas al código que no interfiera en el adecuado desempeño de su actividad profesional fuera del horario laboral y siempre fuera de las instalaciones de la empresa, de modo que no pueda ser atribuida a la compañía.

Las empresas deben velar por que la vinculación, pertenencia o colaboración con partidos políticos o con otro tipo de entidades, instituciones o asociaciones con fines públicos o que excedan de los propios de la compañía, así como las contribuciones o servicios a los mismos, se realicen a título exclusivamente personal, evitando cualquier involucración de los clientes. Por ello, todas las relaciones profesionales que establezcamos con ellos deben estar fundadas en la confianza y el respeto mutuo.

Las empresas deben mantener unas relaciones comerciales basadas en la honestidad y respeto de las legislaciones y normativas vigentes. No se debe tolerar, por parte de ningún empleado, actos que menoscaben la integridad y la ética de la compañía, independientemente del cargo o función que se ostente.

En las relaciones con clientes, no se deben admitir conductas engañosas, fraudulentas o maliciosas, ni siquiera cuando conlleven la obtención de ventajas para la compañía.

Las personas sujetas al código ético deberán desempeñar sus actividades ante los clientes con competencia, precisión, prudencia, sabiduría, dedicación y eficiencia, así como con honestidad, lealtad, disponibilidad y transparencia.

Las promociones de los productos y servicios de cualquier compañía deberán ser justas, rigurosas y coherentes con las leyes vigentes. Las declaraciones objetivas deberán basarse en hechos y si se efectúan comparaciones con productos y servicios de la competencia, estas deberán ser ponderadas, rigurosas y veraces.

*Jesús Menéndez López es CEO de Hotel Mystery Guest. Cuenta con MBA en Gerencia y Dirección hotelera por la Universidad Politécnica de Madrid y ha realizado estudios en UCC (University College Cork, Irlanda).

Te recomendamos