Durante años, muchos hoteles han confiado en hojas de cálculo (quién no 😉) para gestionar ingresos, ocupación y costes. Excel ha sido (y sigue siendo) útil, flexible y familiar, pero en 2025, depender de él es sinónimo de pérdida de agilidad y rentabilidad.

La diferencia entre un hotel con márgenes ajustados y otro con una rentabilidad sólida no radica solo en su categoría o ubicación, sino en cómo usa sus datos y qué herramientas tiene para optimizar su operación en tiempo real.

He trabajado con hoteles donde la previsión de ingresos y ocupación se hacía manualmente, confiando en cálculos estáticos y decisiones basadas en intuición. Todo funcionaba… hasta que no. Un cambio inesperado en la demanda o en los costes rompía el equilibrio y la falta de datos estructurados se traducía en decisiones tardías y pérdidas innecesarias.

Hoy, los hoteles más rentables han integrado sistemas de gestión (PMS), Inteligencia Artificial (IA) y plataformas de Business Intelligence (BI) a su gestión diaria.

¿Cómo impacta la digitalización en la rentabilidad hotelera?

Un PMS moderno ya no es solo una herramienta para gestionar reservas. Es el núcleo del negocio, permitiendo aplicar pricing dinámico, automatizar la distribución en distintos canales y personalizar la experiencia del huésped.

La IA y el Machine Learning han cambiado la forma en que los hoteles fijan precios y gestionan su operativa. Anticiparse a la demanda y ajustar recursos en tiempo real permite reducir costes sin afectar la calidad del servicio.

El Business Intelligence (BI) convierte los datos en decisiones estratégicas. Saber qué servicios generan más ingresos, qué canales aportan mayor rentabilidad o dónde hay oportunidades de mejora operativa marca la diferencia entre reaccionar tarde y prevenir problemas.
Las consecuencias de no usar la tecnología adecuada:

Cuando estos sistemas no están bien implementados, las consecuencias son claras:

  • Tarifas estáticas que limitan ingresos.
  • Costes operativos descontrolados.
  • Gestión reactiva basada en intuición más que en datos reales.

Lo veo constantemente en proyectos donde el potencial del hotel está, pero la falta de herramientas impide avanzar.

¿Por dónde empezar la transformación digital?

El problema no es la tecnología en sí, sino su implementación estratégica. Para iniciar el proceso de digitalización, algunas preguntas clave:

  • ¿Tu PMS realmente optimiza procesos o solo gestiona reservas?
  • ¿Cuentas con herramientas de BI para visualizar datos en tiempo real?
  • ¿Sigues tomando decisiones con hojas de cálculo cuando hay opciones más eficientes?

En 2025, la diferencia entre un hotel que sobrevive y uno que maximiza su rentabilidad está en cómo usa sus datos.

¿Estás aprovechando el poder de la tecnología o sigues operando a ciegas?

 

 *Javier del Toro es CEO de HACHE Hospitality