La gestión de dispositivos
El control de las herramientas de trabajo de los empleados en remoto es indispensable. Además de decidir su composición, es importante saber si correrán a cargo de la persona trabajadora (BYOD, bring your own device), con una compensación, o será la empresa quien se encargue directamente de proveerlas. Hay veces que la empresa puede hacerse cargo de la factura de las conexiones a internet, o proveer de un ordenador, una pantalla o una silla ergonómica cumpliendo normativas de prevención de riesgos laborales.
Es necesario medir el grado de utilización de las tecnologías asociadas al trabajo remoto. La gestión no debe limitarse a proveer la mejor tecnología posible. Para poder alcanzar un óptimo nivel de usabilidad y adaptación de esa tecnología, es necesario que poder detectar y analizar los flujos de comunicación. Conocer los comportamientos digitales para poder anticipar los cambios que nos permitan optimizar los sistemas de información.
Liderazgo de los equipos en remoto
Liderar un equipo nunca ha sido una tarea fácil y más en remoto. Hay muchos líderes que no logran que sus equipos funcionen. ¿Por qué sucede? Tiene que ver con la manera como se gestiona el desarrollo profesional en las organizaciones.
El desafío más importante para llegar a ser un buen líder es empezar a asumir que ya no eres responsable del trabajo, ahora eres responsable de las personas que son responsables del trabajo. El foco se debe poner en cuidar a los equipos que están a tu cargo. Es una transición que puede tomar más o menos tiempo. Algunos no llegan a hacerla nunca, y caen irremediablemente en el conocido como Principio de Peter. (Afirma que a las personas que realizan bien su trabajo se les promueve a puestos de mayor responsabilidad, a tal punto que llegan a un puesto en el que no pueden formular ni siquiera los objetivos de un trabajo, y alcanzan su máximo nivel de incompetencia).
Si los equipos no comparten espacios físicos, las posibilidades cuantitativas de mantener un contacto con ellos se reduce, y es más difícil la gestión del líder.
Para diseñar tu modelo de teletrabajo corporativo es básico organizar un programa de capacitación de equipos remotos y repensar el modelo de liderazgo.
Para gestionar de forma eficaz conviene seguir los siguientes puntos:
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Marcar y transmitir los objetivos
Muchos líderes son muy buenos transmitiendo a sus equipos lo que deben hacer y cómo lo deben hacer (asignar tareas y seguir los procedimientos establecidos). Pero si se quedan en esa parte de la gestión, muy difícilmente conseguirán que sus equipos conecten con algo mayor. Algo que trascienda a su día a día. Una de las responsabilidades más importantes es que, como líder, expliquen muy bien cuál es el propósito de su equipo y de cada una de las personas que lo conforman.
Si consiguen transmitir el propósito del equipo conseguirán mayores niveles de conexión y ‘engagement’.
Pasarán a conectar con su lado emocional en lugar de hacerlo con su lado racional. Si el líder cree en ese propósito (porque tiene sentido para él), probablemente su equipo creerá en lo que él cree.
Una vez comunicado el propósito, hay que asegurar de que el líder establezca metas muy claras que todos comprendan en la etapa inicial. Una característica esencial de los equipos remotos o híbridos es que los niveles de supervisión decaen con el tiempo, por lo que es importante que comprendan el objetivo al principio del camino, y el control debe ser establecido de forma dinámica.
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La confianza interpersonal
La confianza es la base de toda gestión de equipos, y los entornos de trabajo remotos hacen que deba construirse aportando un extra de proactividad. Existe la necesidad de que la gente mantenga conexiones personales en la distancia. Sin conexión personal no hay confianza. La distancia entre las personas no ayuda a que conecten. El líder debe servir como catalizador de esas conexiones y supervisar a todos los integrantes de su equipo.
Es necesario que se ejerza un liderazgo de forma que la gente se sienta segura para levantar la mano y reconocer cuando cometen un error. O se sienta confiada para comentarte que tienen un problema en casa y que está afectando su trabajo. O que necesitan más formación para una nueva responsabilidad, de la que no tienen suficiente conocimiento. Si el líder no consigue que se construyan equipos de confianza, puedes acabar teniendo un grupo de personas que se presentan a trabajar todos los días mintiendo, escondiendo y fingiendo. Ocultarán los errores por miedo a meterse en problemas. No admitirán que no saben lo que están haciendo por miedo a ser humillados.
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Comunicación planificada
Los equipos remotos peor gestionados tienden a tener patrones de comunicación impredecibles. A menudo, solo una o dos personas representan la mayor parte de las comunicaciones. El resto permanece agazapado, a la espera de noticias. En los equipos mejor gestionados, las comunicaciones son regulares y predecibles. La distancia dificulta la comunicación espontánea. Esto no quiere decir que sea más difícil comunicarse en este tipo de entornos.
Simplemente debe planificarse, y el líder es el principal responsable de esa planificación. No es demasiado difícil planificar una agenda de reuniones a seis meses vista, y respetarla.
Con una buena planificación, los miembros de los equipos serán conscientes de que todos han de saber cuándo estar accesibles y cuando inaccesibles.
Es bueno fomentar la desconexión digital y cerciorarse de que nadie se pregunte por qué alguien no había respondido a un mensaje.
*Jesús Menéndez López es CEO de Hotel Mystery Guest. Cuenta con MBA en Gerencia y Dirección hotelera por la Universidad Politécnica de Madrid y ha realizado estudios en UCC (University College Cork, Irlanda).
