La industria hotelera es un sector altamente competitivo y en constante evolución. La demanda de alojamiento de calidad y experiencias excepcionales ha llevado a un aumento en el desarrollo de proyectos hoteleros en todo el mundo. Sin embargo, gestionar con éxito un proyecto hotelero es un desafío complejo que requiere una planificación meticulosa, una ejecución precisa y una supervisión constante. Es aquí donde los servicios de Project Management (gestión de proyectos) juegan un papel fundamental. La importancia de estos servicios en proyectos hoteleros puede contribuir al éxito de nuevos establecimientos.
La complejidad de los Proyectos Hoteleros
Los proyectos hoteleros son conocidos por su complejidad. Desde la adquisición de terrenos hasta la construcción y operación del hotel, cada fase implica una serie de desafíos que deben abordarse de manera eficiente. La gestión de proyectos se convierte en un activo invaluable al ayudar a coordinar múltiples disciplinas y garantizar que todas las partes involucradas trabajen juntas de manera sincronizada.
El control de Costes y Plazos
Uno de los aspectos críticos en cualquier proyecto hotelero es el control de costes y plazos. Los servicios de gestión de proyectos están diseñados para ayudar a establecer presupuestos realistas y asegurarse de que se cumplan los plazos establecidos. Esto es esencial para evitar costos imprevistos y retrasos que pueden afectar negativamente la rentabilidad del proyecto.
Garantizar la Calidad
La calidad es un factor clave en la industria hotelera, ya que los clientes esperan un servicio excepcional y comodidades de primer nivel. La gestión de proyectos se encarga de supervisar y asegurar que se cumplan los estándares de calidad desde la fase de diseño hasta la construcción y la operación del hotel.
La Gestión de Riesgos
Los proyectos hoteleros a menudo enfrentan una serie de riesgos, desde condiciones climáticas imprevistas hasta cambios en las regulaciones locales. Los servicios de gestión de proyectos están equipados para identificar y gestionar estos riesgos de manera efectiva, lo que ayuda a minimizar las posibles interrupciones en el proyecto.
Fases de la Gestión de Proyectos en Proyectos Hoteleros
La gestión de proyectos en proyectos hoteleros abarca varias fases, cada una de las cuales es crucial para el éxito del proyecto. Estas fases incluyen:
1. Fase de Inicio
En esta fase, se definen los objetivos del proyecto, se establecen los equipos de trabajo y se desarrolla un plan maestro. Se identifican los interesados clave y se elabora un análisis de viabilidad para evaluar la viabilidad financiera del proyecto.
2. Fase de Planificación
En esta etapa, se desarrolla un plan detallado que incluye un cronograma, un presupuesto y una estrategia de gestión de riesgos. También se determinan los recursos necesarios y se establecen las métricas de rendimiento.
3. Fase de Ejecución
Durante la ejecución del proyecto, se construye y se pone en funcionamiento el hotel. La gestión de proyectos supervisa la calidad, el presupuesto y el cronograma, y coordina las actividades de todos los contratistas y subcontratistas.
4. Fase de Monitoreo y Control
Esta fase implica un monitoreo continuo del progreso del proyecto. Se realizan ajustes según sea necesario para garantizar que el proyecto siga el camino correcto y que se cumplan los objetivos de calidad, tiempo y costo.
5. Fase de Cierre
Finalmente, se completa el proyecto y se verifica que se hayan cumplido todos los entregables y requisitos. Se realiza una revisión final y se entrega el hotel al cliente.
Qué incluyen los servicios de Project Management en un proyecto hotelero
La necesidad de un control total sobre el desarrollo de puesta en marcha de un proyecto hotelero, conlleva una serie de servicios que detallamos a continuación.
- La Revisión del Proyecto Básico.
- El Seguimiento del Proyecto de Ejecución.
- La Licitación y Contratación.
- La Gestión de Obra.
- La Entrega del inmueble.
- La Asistencia durante el periodo de garantía de la Obra.
Revisión y seguimiento de proyectos de obra
Las labores a realizar por el Project manager. son:
- Revisión del Proyecto Básico y de Ejecución de obra.
- Seguimiento, coordinación y supervisión del Proyecto de Ejecución. Análisis de detalles constructivos, soluciones y alternativas. Adecuación a las necesidades de la propiedad y del operador hotelero.
- Estudio de detección de discrepancias entre los distintos documentos que componen los Proyectos: Memoria, Planos, Mediciones, Pliego de Condiciones y Presupuesto.
- Coordinación de la Dirección Facultativa para garantizar la coherencia del proyecto y la ejecución de la obra Comprobación de compatibilidad entre proyectos de estructura, arquitectura e instalaciones.
- Revisión de la inclusión en los Proyectos de los requerimientos de diseño y calidades de la propiedad y del operador hotelero, así como aquellos incluidos en la revisión del Proyecto Básico.
- Asistencia en gestiones y consultas ante organismos oficiales y públicos, ayuntamientos, compañías suministradoras, etc.
- Supervisión del Estudio de Seguridad y Salud.
- Realización de un planning provisional de ejecución de los trabajos.
- Gestionar que los equipos de diseño incorporan las variaciones del proyecto solicitadas.
Realización de una previsión de costes en función de la documentación disponible.
- Seguimiento de la evolución del Proyecto Básico y del Proyecto de Ejecución, verificando que éstos respeten el presupuesto autorizado por la Propiedad y coincide con las necesidades reales del operador.
- Incorporación de las medidas correctoras dictadas por el Ayuntamiento en el Proyecto Ejecutivo.
- Elaboración de Actas de Seguimiento del Proyecto.
- Control documental.
- Verificación de las mediciones y cantidades en el Proyecto Básico y Proyecto de Ejecución que servirán de base al concurso de obra.
Fase de Obras de ejecución. Gestión de ejecución de las obras
Las acciones a realizar por el Project manager en esta fase son:
- Asistencia a la PROPIEDAD para el cumplimiento de objetivos definidos en relación con el coste, calidad y plazos de ejecución de la Obra.
- Supervisión del cumplimiento de los trámites administrativos: designación del Coordinador de Seguridad y Salud, aprobación del Plan de Seguridad y Salud, apertura del centro de trabajo.
Elaboración de un planning de ejecución de las obras:
- Asistencia a la constructora en la tramitación de solicitudes de las acometidas.
- Coordinación de todos los agentes intervinientes en el proceso de construcción.
- Establecimiento de las reuniones de obra.
- Asistencia y dirección de las mismas. Redacción de las actas de reunión y entrega de las mismas a los intervinientes para su firma.
- Control de ejecución de las obras conforme al proyecto y a la calidad exigida por la propiedad.
- Control de la conformidad y validez de los seguros de los contratistas, dirección Facultativa, Ingenierías, OCT, Coordinador de Seguridad y Salud y de manera general de todos los participantes en la obra.
- Control de las propuestas de las modificaciones al Proyecto en cuanto a calidades, precios y plazos.
- Seguimiento de la calidad y buena ejecución de la obra, impartiendo instrucciones a los contratistas a fin de que suministren medios materiales y personales adecuados y suficientes para el buen cumplimiento del contrato de obra.
- Solicitud a las empresas suministradoras de certificados de calidad de los materiales puestos en obra.
- Verificación y aprobación de certificaciones de obra.
- Seguimiento de la planificación. Control de plazos y costes. Análisis de desviaciones.
- Supervisión de la correcta vigilancia de la obra.
- Asistencia a reuniones semanales de obra.
- Seguimiento del cumplimiento del Plan de Seguridad y Salud por las empresas contratistas durante las obras.
- Redacción de informes mensuales de avance de la obra y de control presupuestario. Estos informes mensuales se complementarán con la transmisión de las actas de reunión semanal y un sumario del avance del proyecto.
- Coordinación y supervisión de las modificaciones introducidas en el Proyecto para que las mismas afecten en la menor medida posible al coste y planning de la obra.
Entrega de las obras
Las acciones a realizar por el Project Manager en esta fase son:
- Asistencia en la tramitación de la documentación de fin de obra.
- Colaboración con la Dirección Facultativa para el certificado de fin de obra.
- Asistencia en la recepción de las obras con los contratistas y con el inversor en caso de que la compraventa del edificio sea anterior a la recepción.
- Liquidación económica con los contratistas al término de las obras.
- Asistencia en la gestión de la tramitación de las licencias de primera ocupación, apertura y funcionamiento, asegurándose de la operatividad de los suministros (agua, luz, teléfono, gas y otros) en el momento de la entrega.
- Asistencia en la gestión con las compañías de servicios de mantenimiento para la contratación de los mismos.
- Asistencia en la gestión de las pruebas necesarias para la obtención de la garantía decenal.
- Prestar apoyo a la PROPIEDAD en inspecciones de las edificaciones con posterioridad a la firma del Certificado de Fin de Obra y Acta de Recepción, según necesidades de la PROPIEDAD. Gestionar después de la recepción del edificio la subsanación de los defectos y levantamiento de las reservas.
- Durante el período de garantía de la obra, colaborará en las inspecciones que deban realizarse, emitiendo los informes necesarios.
Los servicios de Project Management desempeñan un papel fundamental en proyectos hoteleros. Dada la complejidad de estos proyectos y la necesidad de controlar costes, plazos y calidad, contar con un equipo de gestión de proyectos experimentado y competente es esencial. La gestión de proyectos no solo ayuda a garantizar el éxito de la construcción del hotel, sino que también contribuye a una operación hotelera eficiente y rentable a largo plazo. En un mercado hotelero cada vez más competitivo, la gestión de proyectos bien ejecutada puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
En última instancia, invertir en servicios de gestión de proyectos en proyectos hoteleros es una decisión estratégica inteligente que puede proporcionar un retorno significativo de la inversión al garantizar que el hotel se complete a tiempo, dentro del presupuesto y con los más altos estándares de calidad.
*Jesús Menéndez López es CEO de Hotel Mystery Guest. Cuenta con MBA en Gerencia y Dirección hotelera por la Universidad Politécnica de Madrid y ha realizado estudios en UCC (University College Cork, Irlanda).
